Các cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất hiện nay

Khi công ty, doanh nghiệp ngày càng phát triển, số lượng hàng hóa trong kho ngày càng tăng cao khiến công việc quản lý khó gặp nhiều khó khăn, vất vả. Vậy làm thế nào để có cách quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu và tiết kiệm thời gian nhất? Mời các bạn cùng tìm hiểu những thông tin hữu ích liên quan tới vấn đề quản lý kho qua bài viết dưới đây. 

Khái niệm quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là việc việc kiểm soát mọi hoạt động hàng ngày trong kho. Bao gồm các công việc như nhập xuất, tồn kho, chuyển kho,… Nếu các cửa hàng, doanh nghiệp biết cách quản lý kho hiệu quả sẽ giúp làm giảm chi phi bị thất thoát hoặc hư hỏng hàng hóa, đồng thời đưa ra kế hoạch phù hợp để gia tăng doanh thu bán hàng.

cách quản lý kho
Quản lý kho hàng là việc việc kiểm soát mọi hoạt động hàng ngày trong kho

14 cách quản lý kho hàng hiệu quả

Dưới đây là 14 cách quản lý kho hàng hiệu quả mà các chủ cửa hàng,  doanh nghiệp cần biết, cùng tham khảo nhé!

Kiểm tra kho định kỳ

Nên kiểm kê kho định kỳ, trung bình 6 tháng/lần. Điều này sẽ giúp bạn xác nhận số lượng hàng hóa trong kho trùng khớp với trên hồ sơ, sổ sách. Đồng thời, biết được chất lượng sản phẩm trong kho có còn đảm bảo hay không.

Sắp xếp kho theo từng khu vực

Việc sắp xếp kho khoa học là một trong những cách quản lý kho hàng hiệu quả. Đồng thời giúp cho việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập – xuất kho được tiến hàng dễ dàng, nhanh chóng. Từ đấy tiết kiệm thời gian, sức lực và chi phí để thuê nhiều nhân viên. Bạn nên sắp xếp hàng hóa theo từng khu vực dựa trên các đặc điểm nhận biết như: chủng loại, mã hàng hóa, hạn sử dụng, cách bảo quản,…

Sử dụng thẻ kho/ sổ kho

Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên kho hoặc nhân viên bán hàng cập nhật thường xuyên. Thẻ kho là một sổ tờ rời, được dùng để theo dõi số lượng hàng nhập – xuất, hàng tồn. Việc ghi chép đầy đủ sẽ giúp quá trình quản lý được chính xác, hạn chế tối đa các sai sót về số liệu.

quản lý kho bằng thẻ
Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho

Quản lý theo mã sản phẩm SKU

SKU hay còn được gọi là mã hàng hóa/mã sản phẩm. Việc sắp xếp theo SKU chính là dựa vào vị trí lưu hàng hóa cũng như tính chất của sản phẩm mà đặt tên cho mã hàng hóa. mã này thường là một chuỗi ký tự gồm chữ và số giúp người quản lý kho chỉ cần nhìn vào SKU là có thể xác định được vị trí của sản phẩm, hàng hóa mình muốn tìm.

Sử dụng sơ đồ lưu trữ hàng hóa

Bạn nên có một bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của mình, khi nhìn vào sơ đồ sẽ dễ hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa đang ở đâu. Đặc biệt, với các doanh nghiệp có kho hàng lớn, việc này sẽ giúp chủ sở hữu có thể lên kế hoạch để kiểm soát, thay đổi kho hàng phù hợp. Giúp cho việc khai thác kho hàng đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Đánh dấu dán nhãn từng mã vạch/ lô hàng

Một cách quản lý kho hàng hiệu quả nữa mà bạn không thể bỏ qua là đánh dấu dán nhãn từng mã vạch/lô hàng. Với phương pháp này, quản lý kho sẽ có thể phân loại, tìm kiếm hàng hóa trong kho dễ dàng hơn. Đồng thời, nắm bắt được số lượng hàng tồn kho chính xác để có phương án xử lý kịp thời.

Sử dụng phần mềm quản lý

Hiện nay, sử dụng phần mềm quản lý được xem là cách quản lý kho hiệu quả nhất, được nhiều doanh nghiệp, cửa hàng áp dụng. Các phần mềm quản lý sẽ giúp hạn chế tối đa các vấn đề sai sót trong số liệu, thất thoát hàng hóa. Đồng thời, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý kho, giảm thiểu tối đa sự lãng phí nguồn lực.

Ứng dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

Phương pháp FIFO có nghĩa là hàng hóa nhập trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước để đảm bảo về mặt thời gian sử dụng. Cách này thường áp dụng với các loại hàng hóa ngắn hạn như: thực phẩm, đồ ăn, bánh kẹo,…

Với LIFO thì sẽ ngược lại, ưu tiên các loại hàng vừa mới nhập sẽ được xuất ra trước. Điều này sẽ giúp đảm bảo về việc cập nhật thời giá, cân đối giữa chi phí sản xuất, nhập hàng với việc bán hàng sao cho phù hợp.

quản lý kho lifo fifo
Cách quản lý kho hiệu quả, đơn giản với phương pháp Fifo hoặc Lifo

Sử dụng camera

Camera là công cụ đắc lực đối với các chủ cửa hàng, doanh nghiệp vì bạn không phải lúc nào cũng ở kho 24/7 để giám sát các hoạt động của nhân viên. Do đó, việc lắp Camera sẽ giúp nắm bắt được hoạt động trong kho mọi lúc, mọi nơi.

Nhân sự quản lý kho hàng

Việc thất thoát hàng trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: từ bên ngoài hoặc trong nội bộ. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập vào kho khi lưu trữ, tuy nhiên khả năng do người trong kho vẫn chiếm tỷ lệ cao hơn.

Vì vậy, bạn nên lựa chọn thật kỹ càng đối với bộ phận quản lý kho. Nên ưu tiên những người có lý lịch rõ ràng, đáng tin cậy, siêng năng và trung thực trong công việc. Đồng thời, phân công công việc cụ thể,  rõ ràng ở từng bộ phận, chức danh để tránh đùn đẩy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước

Để có cách quản lý kho hàng hiệu quả, bạn cần tuân thủ theo quy tắc Nhập trước – Xuất trước. Có nghĩa là các mặt hàng, sản phẩm nhập trước thì cần được ưu tiên xuất trước. Điều này giúp hàng hóa đảm bảo được chất lượng, hạn chế các vấn đề như hết hạn sử dụng, lỗi mốt, bị hư hỏng,…

Quản lý theo tiêu chí thứ tự ABC

Bạn có thể quản lý kho hàng theo thứ tự ABC để biết được đâu là sản phẩm, hàng hóa cần được quan tâm nhiều hơn so với các loại khác. Thông thường, 3 nhóm sản phẩm ABC được đánh giá dựa trên 3 tiêu chí:

  • A: Sản phẩm có giá trị cao, tuy nhiên tần suất bán ra lại khá chậm.
  • B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra ở mức trung bình.
  • C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng lại có tần suất bán ra rất cao, được nhiều người tiêu dùng sử dụng.
quản lý kho hiệu quả
Sử dụng phần mềm để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng

Kiểm soát quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho cần được thống nhất và tuân thủ đúng tuần bị các bước từ khi nhập hàng, xuất hàng, tạo nhãn hàng,… Nêu rõ nhân viên thực hiện là ai, công việc thế nào, sẽ phải chịu trách nhiệm ra sao nếu xảy ra các sai sót.

Dịch vụ quản lý kho

Cách quản lý kho hàng hiệu quả ngày càng được doanh nghiệp sử dụng là thuê một đơn vị khác thay mình quản lý. Các đơn vị cung cấp sẵn kho hàng có đầy đủ các điều kiện để lưu trữ hàng hóa. Đồng thời thực hiện quản lý kho hàng cho doanh nghiệp từ A đến Z và sẽ gửi báo cáo xuất nhập tồn chi tiết cho khách hàng mỗi tháng.

Những lưu ý trong quá trình thực hiện quản lý kho

Ngoài việc áp dụng các cách quản lý kho hàng hiệu quả ở trên, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:

Quản lý kho cần sự cẩn thận, chặt chẽ, minh bạch

  • Luôn khóa và niêm phong kho đúng quy định để đảm bảo an toàn, bất kỳ ai muốn ra vào trong kho cần được sự đồng ý của quản lý kho.
  • Kho luôn có bảo vệ 24/7, tránh việc bị người ngoài xâm nhập có ý đồ xấu.
  • Nếu sử dụng các dịch vụ quản lý kho cần có hợp đồng rõ ràng, chi tiết các điều khoản để đảm bảo quyền lợi tốt nhất.
  • Với từng mặt hàng cần có định mức tồn kho để dễ dàng kiểm soát và xử lý.
lưu ý khi quản lý kho
Lưu ý để quản lý kho hiệu quả

Để thuận lợi trong kinh doanh, bạn cần biết cách quản lý kho hàng hiệu quả. Điều này giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình nhập – xuất hàng hóa để điều hành các hoạt động bán hàng tốt hơn. Chúc bạn có thể áp dụng các phương pháp trên hiệu quả và gặt hái được thành công!

CEO Hoàng Hồng Hải

Hoàng Hồng Hải
CEO SAMCO VINA

Luôn hướng tới giá trị đơn thuần nhưng thiết thực nhất, đó là có thể mang lại sự hài lòng cho mọi khách hàng khi tìm đến với công ty. Chính vì vậy, các sản phẩm, dịch vụ mà SAMCO VINA mang đến luôn đảm bảo được cả yếu tố chất lượng và giá cả.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *